Kelebihan dan kekurangan didalam sistem penyimpanan arsip

Kelebihan dan kekurangan didalam sistem penyimpanan arsip

Kelebihan dan kekurangan didalam sistem penyimpanan arsip

Jawaban :

Kelebihannya menghemat waktu dalam pencarian dokumen dan dokumen subjek bisa diperluas lebih mudah. Sedangkan kekurangannya sulit diklasifikasikan jika ada berbagai perihal atau subjek yang hampir sama, penyimpanan tidak efektif, ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.

Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis. Supaya, arsip itu lebih mudah dan cepat dicari ketika dibutuhkan sewaktu-waktu.
Kelebihan penggunaan sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem subjek, antara lain:

  1. Lebih menghemat waktu untuk pencarian dokumennya, karena menyangkut sebuah permasalahan dalam satu tempat penyimpanan.
  2. Dokumen subjek bisa diperluas lebih mudah dengan cara menyisipkan subjek baru atau menambah sub subjek pada subjek utama.

Kekurangan penggunaan sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem subjek, antara lain:

  1. Sulit diklasifikasikan jika ada berbagai perihal atau subjek yang hampir sama.
  2. Penyimpanan tidak efektif bila istilah yang digunakan tidak dibatasi.
  3. Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.
  4. Pengembangan daftar klasifikasi yang membutuhkan bantuan analisis arsip berpengalaman.
  5. Perlu petunjuk silang yang memadai untuk menyatakan berbagai subjek dan informasi terkait.
  6. Penyimpanan arsip biasanya menggunakan nama seseorang untuk daftar subjek sehingga mempersulit pencarian.

Jadi, kelebihannya menghemat waktu dalam pencarian dokumen dan dokumen subjek bisa diperluas lebih mudah. Sedangkan kekurangannya sulit diklasifikasikan jika ada berbagai perihal atau subjek yang hampir sama, penyimpanan tidak efektif, ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.